Comment gérer son activité de créateur de voyages ?

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La gestion et la vente de voyages simplifiées

Aujourd'hui nous allons parler spécifiquement de la gestion de son activité de créateur de voyages. On a parlé les dernières fois d'abord de la création du statut d'autoentrepreneur. On a parlé ensuite, la semaine dernière, de la création d'une activité dans le domaine du tourisme et de la réglementation.

Une fois qu'on a passé toutes ces premières questions et ces démarches administratives, on va regarder de manière globale la gestion d'une activité de travel planner indépendant. Alors, il y a trois étapes pour gérer correctement une activité de créateur de voyages ou de coach de voyage.

La première, c'est de créer des idées de voyages, tout simplement. C'est à dire d'avoir l'expérience et les compétences pour gérer ce qu'on pourrait appeler un projet de voyage et ensuite en faire une sorte de prestation qu'on pourrait proposer de personnaliser pour des clients.

La deuxième étape, c'est de promouvoir son activité pour tout simplement trouver des voyageurs qui soient intéressés par ce qu'on fait. Et la troisième étape, c'est d'assurer la gestion des voyages, c'est à dire de savoir assurer le suivi des voyageurs, une fois qu'on leur a proposé un itinéraire personnalisé et qu'ils ont opté pour cet itinéraire. Et côté voyageurs clients, pour avoir confiance et réserver via les services d'un organisateur ou d'un créateur de voyages, il faut que la gestion de toutes les réservations soit assurée, et ensuite que toutes les prestations sur place le soient aussi.

Il y a trois étapes pour gérer correctement une activité de créateur de voyages ou de coach de voyage.

Bien choisir ses outils

La première partie, la création des idées de voyage, a priori c'est le plus facile, c'est à dire que c'est ce qui motive le plus. En général, les créateurs de voyages sont contents de pouvoir utiliser leur expérience et leur passion pour une destination ou pour un type d'activités, pour créer des itinéraires et les partager avec des amis ou avec des clients. Et du coup, la première chose à faire, on a déjà vu ça dans d'autres articles, c'est de monter sa structure. Donc, je ne vais pas insister là dessus, il faut avoir un statut d'autoentrepreneur ou alors une structure de type entreprise et ensuite être capable de vendre dans le domaine du tourisme. Cela nécessite d'avoir certaines assurances, certaines garanties, certaines couvertures, surtout si vous réservez pour le compte de vos clients.

Ensuite, il faut choisir un outil qui va permettre de gérer ses propositions de voyage et sa visibilité. La première chose, c'est de trouver un outil pour créer des packages. Et donc, pour cela, il faut avoir des prestations dans un voyage qui sont de natures différentes. Il y a des billets d'avion, des hébergements ou des activités. Et puis, il y a des prestations complémentaires comme la location de voiture ou les transports publics sur place, par exemple.

Une fois qu'on a choisi un outil, il faut un outil qui permet d'intégrer tous ces types de prestations. Il faut aussi pouvoir avoir accès à suffisamment de prestations pour pouvoir les combiner dans un voyage. Et du coup, l'outil en question doit non seulement permettre de combiner les prestations pour en faire des voyages, mais il doit aussi vous proposer des fournisseurs qui vous permettent d'avoir accès à des hôtels, des billets d'avion et des activités en plus de ce que vous connaissez déjà.

Créer ses propres prestations

En général, un créateur de voyage va inclure dans son programme à personnaliser sa propre prestation. Donc, soit il est simplement coach de voyage et il va facturer sa prestation de conseil, soit il vient d'un autre métier qui peut être lié au tourisme, comme par exemple, guide ou hôte. Et une fois qu'il a créé sa propre prestation, il crée une idée de voyage sur plusieurs jours ou plusieurs semaines qui va inclure ses prestations, s'il en a, et des prestations d'autres prestataires.

Pour cela, plusieurs outils existent. Vialala le permet bien sûr sur sa plateforme où on peut à la fois créer ses voyages et ses propres prestations, et avoir accès à des catalogues partenaires très importants en nombre de références. Une fois qu'on a le catalogue des prestations qui est correctement créé avec ses prestations à soi et les prestations de ses propres partenaires, et qu'on a également pu regarder ce que proposait les partenaires qui sont déjà présents sur la plateforme Vialala, on va pouvoir créer un programme de voyage personnalisable.

Il faut être capable, de calculer les prix et les prestations de partenaires tiers. Si c'est Vialala qui gère, la commission sera partagée, par exemple, à 50/50. Et dans ce cas c'est Vialala qui va justement gérer tous les fournisseurs. Mais pour tout ce qui est revendu par vous, que ce soit que ce soit votre prestation ou celle d'un tiers, il faut être capable d'établir ses prix, de calculer ses marges et de savoir d'avance combien on va gagner.

Promouvoir son activité de créateur de voyages

Ensuite, on va pouvoir publier son idée de voyage et cette publication va permettre de passer à la deuxième phase de la gestion de l'activité de créateur de voyages, qui est la promotion de l'activité. En général, on arrive assez bien à créer des idées de voyage parce qu'on a la passion, on a les compétences. La promotion c'est beaucoup plus difficile, que ce soit sur Internet ou pas, parce qu'il y a beaucoup de concurrence dans le tourisme. Il y a aussi beaucoup de voyageurs qui, sans expérience ni connaissance de leur destination de choix, créent leur voyage eux-mêmes, même si c'est assez risqué.

Du coup, il faut être capable à la fois de montrer sa différence et sa spécialité, mais aussi sa valeur ajoutée. En tant que spécialiste ou expert, on va plus facilement trouver l'audience qui sera intéressée par ce qu'on propose, par exemple les voyages en famille au Maroc ou les voyages en couple en Indonésie, ou encore les safaris en Tanzanie. Et ensuite, une fois qu'on a pu communiquer sur sa spécialité, il faut être capable de se rendre visible et donc de faire de la promotion efficace. Et cela demande de maîtriser certaines techniques sur Internet qu'on appelle le marketing digital, ou plutôt le marketing numérique.

Se spécialiser

Quand on entame cette démarche, il y a plusieurs choses qui sont des pré requis obligatoires. Et qui exigent un véritable investissement, parce que sinon, effectivement, on ne sera pas visible quand les voyageurs chercheront, même s'ils tapent les termes de référence qui concernent sa propre spécialité. Justement, les spécialistes et les experts, on ne sera visible que si on maîtrise ces techniques.

Donc, il faut d'abord bien identifier sa propre spécialité et savoir bien l'exprimer. Et ensuite, une fois qu'on a publié ses idées de voyage, il faut les rendre visibles. La plateforme Vialala permet par exemple d'optimiser la gestion de son texte, de ses mots clés et de sa page Internet pour qu'elle soit facile à trouver pour les utilisateurs. Et en plus de cela, on doit investir éventuellement dans la promotion payante pour lancer son activité, surtout si on n'a pas déjà des clients. L'autre méthode, c'est de commencer son activité quand on a déjà des clients. A ce moment-là, une plateforme comme Vialala permet d'arriver directement avec un devis personnalisé, car l'outil est très facile à utiliser techniquement.

Avoir une licence

Ensuite surtout on est couvert par la licence d'agences de voyages date de Vialala, qui permet justement de ne pas avoir à faire toutes les démarches pour créer soi-même une structure de type agence de voyage et avoir à obtenir une licence. Surtout que depuis le Covid, cette licence n'est plus du tout facile à obtenir, même si on a les fonds. Et même si on a fait toutes les démarches administratives nécessaires.

Donc, pour promouvoir son activité sur Internet, le mieux, c'est d'utiliser la plateforme et une fois qu'on utilise la plateforme, de créer ses idées de voyages. Si vous utilisez Vialala nous travaillerons ensemble sur le référencement de vos pages d'idées de voyages, et de vos pages de profils de travel planner, mais nous lancerons aussi des petits budgets promotionnels pour amener des visiteurs et des voyageurs, la plupart du temps de Google ou des réseaux sociaux.

Google est la première source de visiteurs

Côté Google on doit travailler à la fois le référencement naturel et la promotion payante. Sur le référencement naturel, on doit justement faire le travail pré-requis, qui est de bien rédiger, pour expliquer qui on est, ce qu'on propose et quelle est sa différence. Ceci permet de rendre sa page visible grâce aux outils techniques qu'on met en place sur les idées de voyage. Comme les catégories, par exemple, qui permettent de bien comprendre quel genre de voyage vous faites et ce qu'ils contiennent. Et une fois que une fois que les voyages sont bien présentés du côté de Google, la suite va consister justement à faire tourner éventuellement un petit peu de publicité pour répondre aux mots clés intéressants pour votre spécialité. Au hasard "Safari en couple en Tanzanie", par exemple.

Pour résumer il faut être capable d'avoir une page qui apparaît le plus haut possible dans les résultats de Google et ensuite, éventuellement, investir un peu côté Google.

Les réseaux sociaux sont essentiels

La deuxième grande source de visibilité des voyageurs, qui peuvent ensuite faire du bouche à oreille pour vous, c'est les réseaux sociaux, notamment Facebook et Instagram sur le voyage, qui sont très importants. Parce que le voyage, c'est la vie personnelle et intime, qui se retrouvent dans Instagram. Et pour résumer sommairement, les réseaux sociaux fonctionnent de plus en plus comme Google. Il faut animet sa communauté et produire beaucoup de contenu pour avoir de la visibilité. Et bien sûr il faut investir en publicité payante. Et de la même manière que pour l'optimisation de votre référencement Googe, Vialala, en plus d'être un outil technique, va vous permettre de partager facilement vos pages avec des formats et des gabarits connus par Facebook et facile à partager chez eux de manière esthétique.

Une fois que vous avez pu partager vos offres, on va pouvoir vous aider grâce à la communauté, en les incitant à partager votre offre par exemple au sein de groupes Facebook ou de communautés Facebook suffisamment importantes pour vous aider à vous faire connaître.

Donc, pour promouvoir son activité, résumons : il faut d'abord bien travailler sur son offre et sur son positionnement, c'est à dire sur son type de voyage et sur son audience, et bien exprimer sa force et son unicité. Et puis ensuite, être capable de créer de la visibilité, soit en amenant soi même ses propres clients pour qu'ils fassent du bouche à oreille, soit en travaillant avec Vialala à la promotion de son activité sur Google principalement, et sur les réseaux sociaux. Et ça, c'est quelque chose qu'on fait naturellement et dans lequel on implique également les autres membres de la communauté.

La gestion des réservations et le suivi des voyageurs sur place

Après avoir créé ses idées de voyages et lancé la promotion de son activité, la troisième étape, ça va être justement "l'opérationnel", c'est à dire la gestion des voyages, à la fois les réservations et le suivi des voyageurs eux-mêmes.

Une fois qu'on discute avec des clients et qu'on leur fait des devis personnalisés, on doit leur permettre jusqu'au bout de partir en vacances. Et là, on passe à la troisième étape qui est d'assurer la gestion des voyages eux-mêmes. Et effectivement, une fois qu'on a présenté son idée de voyage à des voyageurs et qu'on a pu faire leurs devis et qui sont tombés d'accord sur le devis, ils vont payer leur première acompte. C'est comme ça que cela se passe sur Vialala, et dès que ça arrive, il faut "livrer" le voyage !

Dès qu'un client a payé son premier acompte, on est responsable de plein droit. C'est à dire qu'on est responsable à 100% de ce qui arrive par la suite. Quand on réserve les prestations pour le compte de voyageurs, en France et dans un grand nombre de pays protecteurs des consommateurs on est notamment responsables de leur fournir un contrat de voyage. On doit également leur transmettre des coupons, ou "vouchers", à présenter dans les hôtels et chez les excursionnistes, par exemple.

Un suivi efficace

Comme on est effectivement responsable de ce qui se passe avant et pendant le voyage, ce travail peut être assez long car il y a souvent un temps assez long entre la réservation du voyage et le voyage lui même. Et pendant ce temps là, il faut accompagner les voyageurs. Parfois, ils vont demander des changements, par exemple dans leur itinéraire ou dans leur circuit, ou avoir des doutes et poser des questions. Et il faut également s'occuper du côté fournisseurs à 100%, jusqu'à la dernière étape, c'est à dire pas seulement les payer, mais informer les voyageurs jusqu'au bout sur place, par exemple jusqu'à fournir aux voyageurs les informations précises des rendez-vous pour telle ou telle prestation.

Au bout du compte, il y a quand même beaucoup de choses à gérer dans ce qu'on appelle la partie CRM -Customer Relationship Management. Côté client et côté fournisseurs, il faut bien gérer les deux pour arriver finalement, au moment du départ des voyageurs, à un voyage totalement bouclé et sur lequel chaque voyageur sait exactement quand et comment il va être pris en charge. Quand est ce qu'il doit être autonome et ce qu'il doit faire. Et ce qu'il doit présenter comme document de voyage à tel ou tel moment important, soit à l'arrivée à l'aéroport sur place, soit tout simplement au moment de chaque réservation. Enfin, le moment de chaque check-in dans les hôtels et au moment de chaque rendez vous pour une activité location de voiture ou un autre transport ou quoi que ce soit.

Et pendant ce temps là, il faut accompagner les voyageurs.

On a bien abordé les trois parties principales qui font la gestion d'une activité de créateur de voyages indépendant. Effectivement, Vialala est la première plateforme de création et de gestion de voyages tout en un qui vous accompagne jusqu'au service après vente, et avec notre plateforme vos clients sont aussi accompagnés, à la fois avant leur départ et sur place. Et ceci, effectivement, c'est quelque chose sur lequel vous pouvez être sollicité(e). Il faut rester vigilant pendant tout le voyage, et Vialala gère pour vous !

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